Hoy quisiera compartir una situación y me gustaría que analizarais si la habéis vivido a nivel personal, ya sea porque os habéis visto involucrados en el proceso o porqué os ha afectado.
Se están planteando cambios a nivel empresa o a nivel departamento. Se realizan reuniones para disponer de toda la información para la toma de decisiones. Es algo que se quiere mantener a nivel confidencial mientras no está definido. La gente ve estos movimientos y empiezan a correr los rumores, hay corrillos comentando lo que puede ocurrir y cómo puede afectarles. Siempre hay un “enterado” que dice disponer de información de primera mano… Una vez decidido el cambio por parte de los responsables, simplemente, se comunica a los afectados. Aquí vuelven a empezar los rumores, ¿por qué se ha hecho esto?, ¿por qué se ha elegido a esta persona?, ¿por qué no yo?, y se interpela a los interesados o a los jefes y se pierde mucho tiempo con comentarios que enrarecen el ambiente de trabajo.
¿Os suena?, ¿Se podría haber lidiado mejor con la situación con una buena comunicación?
En general, todos los que trabajamos en temas ligados a la Comunicación, Responsabilidad Social Corporativa, Recursos Humanos y Organización, tenemos muy claro que la Comunicación interna es un requisito clave para el buen funcionamiento de las empresas y también, que es una de las asignaturas pendientes en muchas de ellas.
Por ello, es clave dedicar recursos a esta actividad, pero, antes, es muy importante responder a algunas preguntas sobre esta COMUNICACIÓN INTERNA que queremos potenciar:
– ¿Quién es el responsable de la comunicación interna en la empresa?
Esta pregunta, de modo automático puede generar el debate de si es el departamento de Recursos Humanos, el de Comunicación (normalmente enfocado a la comunicación externa), los dos….
La respuesta es: todos los miembros de la organización que tienen gente a su cargo. Entre las funciones de un líder o un mando con personas a su cargo está la de establecer una comunicación adecuada y bidireccional con su equipo, manteniendo informados a sus integrantes de los elementos relevantes de la marcha de la empresa y recogiendo sus quejas y sugerencias. Para ello, obviamente, debe haber un mandato desde Dirección y un apoyo desde Recursos Humanos / Comunicación y deben contar con una adecuada formación.
– ¿Qué aporta la comunicación interna?
La respuesta inmediata que surge ante esta pregunta es: involucración, compromiso con la empresa y orgullo de pertenencia, al sentirse partícipe de lo que ocurre en ella.
También hay una ventaja directa que incide en los resultados de negocio: una mayor eficiencia y mejor gestión del tiempo. Cuando los miembros de una organización disponen de la información necesaria sobre su trabajo y el de sus compañeros, sobre como incide en la marcha de la empresa, sobre la situación del entorno y los posibles riesgos y oportunidades, sobre la marcha de los proyectos en los que está implicado, encuentra mucho más útil e interesante su trabajo. Si, además, siente que se le escucha, que se toman en cuenta sus sugerencias y que se trasladan a efectos de que sean consideradas y, si es posible, implementadas, se volcará mucho más en mejorar su aportación ya que se sentirá partícipe de la marcha de la empresa.
– ¿Cómo se puede implementar o mejorar la comunicación interna?
La comunicación interna sirve para construir confianza y requiere de confianza para ser creíble. Por ello, es muy importante el cómo se trabaja para que lo sea. El secreto está en avanzar paso a paso y con constancia. Cuando se realiza una gran acción de comunicación y luego no hay una continuidad, a menudo se consigue el efecto contrario. Por ello es importante definir una estrategia, unos contenidos, definir unos canales, unos interlocutores preparados con la información requerida. Así se consigue modificar la cultura de la empresa, clave para el éxito del proceso.
En los últimos años ha cambiado mucho la forma de comunicarse entre las personas. Ahora con las redes sociales, los mensajes son más cortos, llegan de forma más rápida, pero también exigen inmediatez en la respuesta. Debemos estar preparados para manejar las herramientas digitales y, sobre todo, lo debemos estar para dar respuestas y establecer conversaciones, igual que hacemos con nuestros clientes. Esto es, especialmente relevante con los miembros más jóvenes de la empresa que han crecido inmersos en el mundo digital.
Mientras nos planteamos estas cuestiones, la realidad es que, tal y como corrobora el informe TES 2017 sobre Cultura Corporativa en España, las empresas españolas siguen fallando en comunicación interna, como muestran estos datos:
El 40% de los profesionales encuestados no conoce los valores de su empresa
El 30% de los trabajadores no tiene claros los objetivos finales de su compañía
Por tanto, es el momento de definir una adecuada política de comunicación que acerque la cultura y los valores de la empresa a todos los que trabajan en ella. Ellos son, realmente, los responsables de su implementación y los “canales interactivos” más valiosos de la organización.
¿Empezamos?
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